Protección de datos: lo que todo administrador de fincas debe cumplir

Si eres administrador de fincas, lo que voy a contarte te interesa, este tema no entiende de ignorancia ni excusas ni “yo no sabía”... cada día manejas datos personales: nombres, direcciones, cuentas bancarias, correos electrónicos e incluso grabaciones de cámaras de videovigilancia. Y, por si no lo sabías, la ley te nombra encargado de tratamiento de esos datos . Es un título con mucha responsabilidad y, si no lo gestionas bien, puede traerte problemas mucho más grandes de lo que te imaginas.

La normativa de protección de datos no es una sugerencia. Es una ley. Una ley que dice que si manejas datos de terceros, como los de las comunidades que gestionas, tienes obligaciones. Firmar contratos con las comunidades, garantizar la seguridad de la información, cumplir con los derechos de los propietarios… Todo eso te toca a ti. Y no es negociable. Si no lo haces bien, las sanciones llegan. Y no hablamos de multas simbólicas, sino de cantidades que pueden alcanzar hasta 600.000 euros .

Ahora piensa. ¿Tienes firmados los contratos necesarios con las comunidades? ¿Tienes sistemas para proteger los datos personales? ¿Sabes qué hacer si un propietario solicita acceso a su información? ¿Y si se pierde un fichero o alguien accede sin permiso a una base de datos? Porque si no tienes claras estas respuestas, estás jugando con fuego. Y créeme, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) no tiene piedad cuando alguien incumple.

Las comunidades de propietarios tampoco están exentas de obligaciones. ¿Tus comunidades han inscrito sus ficheros en el registro correspondiente? ¿Han señalado adecuadamente las zonas de videovigilancia? ¿Saben que colgar una lista de morosos en el tablón de anuncios sin proteger los datos puede costarles millas de euros? Si no es así, la responsabilidad también te alcanza. Porque como administrador de fincas, tú eres el encargado de asegurarte de que todo está en regla. Sí, lo sé, no es justo, pero es lo que hay.

Y no me vengas con el típico “pero siempre se ha hecho así”. Porque lo que antes podía pasar desapercibido, ahora no. Cada vez hay más gente consciente de sus derechos y con ganas de reclamar. Los errores, por pequeños que sean, ya no se quedan debajo de la alfombra. Y cuando alguien denuncia, la sanción no se hace esperar.

¿Sabes qué es lo peor de no cumplir con la protección de datos? Que los problemas no solo afectan a tu bolsillo, sino también a tu reputación. Un administrador que no protege los datos de las comunidades que gestiona no genera confianza. Y sin confianza, el negocio se tambalea. Porque si pierdes la credibilidad, pierdes clientes.

Pero no todo es drama. La solución es más sencilla de lo que parece. Cumplir con la ley no tiene por qué ser un problema si lo delega en alguien que sepa lo que hace. Mientras tú sigues gestionando comunidades, resolviendo problemas y ocupándote de lo que realmente importa, alguien se encarga de que todo esté en regla. Así de fácil. Te quitas el peso de encima y te aseguras de que nadie venga a tocarte la puerta con una sanción debajo del brazo.

Proteger los datos no es solo una obligación, es una forma de proteger tu negocio. Porque cuando lo haces bien, no solo evitas multas, sino que generas confianza, refuerzas tu profesionalidad y te diferencias de los que prefieren mirar para otro lado. Y eso, en un mercado tan competitivo como el tuyo, vale más que cualquier gasto o trámite.

Así que aquí está la pregunta que debes hacerte: ¿quieres dormir tranquilo sabiendo que cumples con la ley o prefieres arriesgarte a un problema que podría costarte todo lo que has construido? Tú decides. Pero recuerda, la protección de datos no espera, y las sanciones tampoco.